Библиотека

6.4. Проведение акции по сбору средств

Как организовать акцию по сбору средств (на примере акции по сбору средств для строительства пандусов организации Перспектива)

Лариса Флинт

Проведение акций является новым и ответственным проектом для российских некоммерческих организаций. Акция является попыткой познакомить общественность с вашей работой, а также может проводиться для сбора средств для реализации какого-либо проекта. Перспектива хочет убедить вас попробовать этот эффективный метод, поделившись своим недавним опытом организации благотворительной акции в рамках Международной декады инвалидов. Для успешного проведения акции необходимо обратить внимание на следующие аспекты:

Определение цели:

При подготовке акции очень важно определить ее цели, соотнося их с основной деятельностью и миссией вашей организации. Спросите себя, как это мероприятие поможет вашей организации в достижении этих целей, причем как долгосрочных, так и краткосрочных. Например:

Цели Перспективы: Изменение общественного мнения по отношению к инвалидам.// Создание доступной среды.// Сооружение пандусов в Новгороде.

Цели акции: Изменение общественного мнения по отношению к инвалидам.// Завоевание репутации в бизнес-среде.// Начало долгосрочной стратегии по сбору средств на сооружение пандусов.

Акция Перспективы: Выступление американских танцоров на инвалидных колясках.

Распределение работы среди сотрудников

В небольшой некоммерческой организации проведение крупной акции означает появление большой дополнительной нагрузки для сотрудников. Директор или человек, ответственный за проведение акции, должен оценить объем работы, составить рабочий план на период от настоящего момента до акции с конкретными сроками и распределить обязанности среди сотрудников. Очень важно определить заранее необходимость в дополнительных сотрудниках-консультантах и волонтерах и подготовить для них конкретные задания, которые нет возможности или времени выполнить самим. Если объем работ хорошо спланирован и есть много времени до мероприятия, тогда есть хорошая возможность обратиться к помощи волонтеров. Если их роль ясно определена и организована, тогда, как в случае с поисками спонсоров (см. ниже), люди могут быть рады помочь. Например, позвонив студенту-добровольцу, можно спросить: Нам нужно запечатать и отправить 200 писем, могли бы Вы нам помочь в следующий четверг в 14.00? Используйте помощь добровольцев в полной мере, потому что это тоже хороший способ рекламы вашей акции и деятельности в более широкой аудитории. Хорошо организовав задания для добровольцев, вы добьетесь, чтобы они чувствовали себя нужными, уважаемыми и долгожданными. Не забывайте благодарить их за работу, которую они делают для вас. В таком случае есть большая вероятность того, что волонтер захочет помочь и в следующий раз. Нашим студентам-волонтерам, кроме того, были даны бесплатные приглашения на вечер.

Создайте оргкомитет:

Есть отличный способ получить поддержку, а также усилить эффект от проведения акции. Это создание оргкомитета, в который вошли бы люди, занимающиеся различной деятельностью. Когда вы приглашаете людей в оргкомитет, начинайте со своих друзей и коллег, с людей, которых вы знаете и которым нравится ваша деятельность. Они, в свою очередь, могут предложить других кандидатов, которые хотели бы помочь в подготовке акции.

Оргкомитет может помочь вашей организации в ряде моментов: 1) определить цели акции и наилучшие способы их достижения; 2) определить аудиторию акции, составить список приглашенных; 3) помочь вам, используя свои связи и знакомства, найти потенциальных спонсоров для акции и вашей деятельности.

В идеальном случае собрания оргкомитета должны иметь ясную повестку дня, быть хорошо организованными, относительно короткими, регулярно (например, раз в месяц, два раза в месяц непосредственно перед акцией) проходить в удобном месте (например, в офисе одного из участников). Члены оргкомитета получают определенные задания по подготовке акции (например, каждый должен составить свой список потенциальных гостей вечера.) Если исходить из 200 потенциальных гостей, а количество членов оргкомитета - десять, то каждый предоставляет свой список из 20 человек. Можно сделать по-другому: одного из членов оргкомитета просят найти спонсоров для организации угощения гостей, а другого - найти подходящее место для проведения акции. Организаторы могут использовать оргкомитет для достижения своих целей, но наилучшим образом это получается тогда, когда ясно определены цели, нужды, аудитория, сроки. Важно также сделать участие в оргкомитете настолько удобным и приятным, насколько это возможно. Предложив чай или кофе членам оргкомитета, вы создадите более непринужденную обстановку для работы. И, естественно, члены оргкомитета, могут бесплатно пригласить на акцию кого-то из своих друзей.

Аудитория акции:

С помощью членов оргкомитета необходимо определить аудиторию акции: кого бы Вы хотели видеть на ней и почему? Например, Перспектива хотела начать новый долгосрочный проект по сбору средств и, следовательно, установить контакты и создать себе репутацию в бизнес-среде. Поэтому основной аудиторией акции были представители коммерческих структур, как российских, так и зарубежных. Определите аудиторию своей акции, проведите исследование, найдите информацию о контактах, именах руководителей (директоров, менеджеров) в бизнес-клубах или коммерческих палатах (например, Американская Торгово-Промышленная палата, Т-б±рд, Российская Торгово-Промышленная Палата и т.д.) Найдите также информацию о компаниях, которые уже поддерживали благотворительные проекты в прошлом: благотворительность - это философия, и те, кто ей уже занимался, возможно, сочтут правильным выделять на нее деньги и в дальнейшем. Ваша организация для повышения престижа мероприятия может также пригласить знаменитостей и политических деятелей. Если цель Вашей акции - улучшить законы и получить поддержку правительства - Вы можете быть заинтересованы в том, чтобы привлечь внимание политиков и законодателей. В конце концов, Вы пригласите на акцию своих друзей и знакомых, своих друзей пригласят члены оргкомитета. Эти люди создадут позитивную и доброжелательную атмосферу, которая необходима для успеха акции.

Определите характер акции:

Чтобы определить характер мероприятия, Ваша организация должна иметь в виду, какими ресурсами Вы располагаете, на какую аудиторию рассчитываете. Определите основную мысль, которую вы хотите донести с помощью акции. Перспектива не только хотела привлечь средства, ее задачей было также привлечение общества к проблеме инвалидности и созданию доступной среды в России через средства массовой информации. Необходимо определить ключевые моменты: например, доступность и инвалиды в России. Таким образом, выступление американских танцоров на инвалидных колясках выглядело как доказательство создания доступности в США. Перспектива с помощью этого представления хотела привлечь внимание публики и объяснить проблему доступности как аспект развития свободы и прав для одного из слоев общества, способствовать движению по созданию в России доступной среды, а не только критиковать существующее положение.

Определите потребности для акции и составьте бюджет

Принимая во внимание цели акции, ваша организация с помощью членов оргкомитета, должна определить, какие средства необходимы вам для организации мероприятия. Составьте список наиболее необходимых вещей, распределите работу по его исполнению среди членов оргкомитета. Когда это сделано, нужно составить бюджет, в котором четко отражены все ваши потребности, чтобы потенциальные спонсоры видели уровень подготовительной работы, которую провела ваша организация. Даже если вы надеетесь получить в чем-то помощь спонсоров (например - место проведения акции), важно знать стоимость этой услуги, чтобы просить финансовой помощи для покрытия расходов, если нет возможности получить ее бесплатно. Также бюджет позволит вашей организации узнать уровень спонсорской поддержки, которую вы смогли получить. Необходимые для акции вещи должны быть расставлены в списке согласно приоритету каждой из них, и в случае, если все они не по средствам вашей организации, что-то можно было бы отбросить. У вашей организации уже имеются ресурсы для организации проведения акции? Волонтеры? (танцоры, помощники, члены оргкомитета и т.д.)

Место проведения акции:

Принимая решение о месте проведения акции, нужно учитывать не только стоимость аренды и необходимые условия (танцевальный зал для представления, вместительность для 200 гостей), но и то, что хочет сообщить с помощью акции ваша организация и то, что должна, по вашему мнению, ожидать от нее публика. Помещение должно быть не только удобно для аудитории, оно должно идеально отражать лицо вашей организации: профессиональное, чистое, привлекательное. Решение о месте проведения мероприятия непростое, поскольку обычно для аренды идеального не хватает средств, но ваша организация должна учитывать все возможности, включая частные резиденции (для небольших мероприятий), общественные места, где вас могут принять в качестве гостей какие-либо важные персоны (например - резиденция американского посла), культурные центры, залы, театры, гостиницы и рестораны, дискотеки и музыкальные клубы и т.д.

Первой идеей Перспективы было убедить американского посла Коллинза разрешить в своей резиденции проведение акции в рамках Всемирной декады инвалидов с участием американских танцоров и организацией фотовыставки. Задачами этой акции являлось бы привлечение внимания к проблемам, связанных с инвалидностью и созданием доступной среды, а также начало проекта Пандусы для России! и установление репутации в бизнес-среде, то есть среди потенциальных спонсоров. Однако от этой идеи пришлось отказаться, тогда были найдены другие потенциальные спонсоры. Престиж, а вместе с тем наши ожидания от акции и цены на билеты упали. Перспектива наметила лучшие московские гостиницы и обратилась к ним с просьбой предоставить нам танцевальные залы. Отель Аэростар пошел навстречу и бесплатно предоставил нам свой танцзал.

Подход:

Для подхода к потенциальным спонсорам и тем, кто может поддержать акцию, организация должна принять важное решение в отношении подхода и определить конкретные моменты, в которых вы хотели бы получить помощь спонсоров. Для сбора средств (фандрайзинга) очень важна разница между призывами к бизнесменам помочь бедным или оказать благотворительную помощь и мероприятием, направленным на улучшение жизни инвалидов путем создания доступной среды, долгосрочные инвестиции в проекты, цель которых - достижение международных стандартов. Такой подход позволит рассматривать обращение к спонсорам как приглашение для компаний и бизнесменов поддержать благородное дело, принять участие в нем, оказав финансовую поддержку. Для этого вы должны быть готовы доказывать важность и достоинства вашего проекта, ясно представлять цели акции и то, как вы хотите достичь их, а также документально подтверждать готовность вашей организации делать это.

Поиск спонсоров:

Поиск спонсоров, которые могли бы помочь вашей организации обеспечить необходимые для организации мероприятия условия, представляет собой письменные обращения с последующими телефонными переговорами и личными встречами. Напишите образцовое письмо с просьбой, которое можно изменять в зависимости от того, к кому вы обращаетесь. Всегда предлагайте (и в письме, и по телефону) больше информации о деятельности вашей организации и, если потребуется, рекомендательные письма. Когда вы пишете такие письма, помните, что вы не побираетесь, а предлагаете фирме или организации возможность помочь какому-то благородному делу. В случае Перспективы - помочь сделать Россию более доступной для инвалидов. Ключ к успешному поиску спонсоров заключается в том, чтобы ясно объяснить, кто вы такие, чем занимаетесь и почему ваша работа важна и полезна, а также как они могут помочь вам в достижении ваших целей. Определите, к кому вы будете обращаться: Когда вы определили свои потребности, собирайте информацию о потенциальных спонсорах - авиакомпаниях, отелях, ресторанах, полиграфических фирмах и т.д. Позвоните в эти компании и узнайте имена и должности людей, к которым нужно обратиться с просьбой. Обычно это менеджеры. Напишите им письма, где не забудьте отметить, что вы перезвоните им через три дня после того, как отправили письмо (И сделайте это!) Когда вы пишете письмо, помните, что оно должно быть специфическим! Что они могут для вас и почему они должны это делать? Например, Мэрриотт Гранд Отель: Нужно разместить в отеле четырех танцоров, в том числе двух колясочников на четыре ночи. Будьте убедительны: Мэрриотт Гранд Отель - это новая гостиница с комнатами, доступными для инвалидов, поэтому есть шанс, что они захотят помочь и привлечь внимание к своей гостинице и ее оборудованию. Будьте настойчивыми: Если менеджер говорит: Вряд ли я сам могу вам помочь. Мне нужно поговорить с начальством, предложите, что вы перезвоните через несколько дней, когда они уже обсудят эту возможность. Спросите: Будет ли удобно перезвонить вам в пятницу и узнать о вашем решении? Заодно предложите им больше информации о вашей деятельности и мероприятии, которое вы собираетесь провести. Эта информация может быть полезна при принятии решений. Можно также попросить назначить время для личной встречи. не рассчитывайте на одного спонсора: Определите несколько потенциальных спонсоров для основных потребностей и предложите им помочь вам: напишите, например, одинаковые запросы в 3-5 гостиниц, в последующих телефонных разговорах вы поймете, кто из них скорее склонен вам помочь. Некоторые скажут вам прямо: Извините, мы не можем вам ничем помочь. Выясните в таком случае причину: это политика организации или вы обратились не к тому человеку? Чтобы не терять время и не создать о себе негативного впечатления, идите по горячим следам за наиболее обещающими людьми. Они могут быть не готовы или в состоянии помочь вам в этот раз, но если вы оставите о себе хорошее впечатление, они могут вам помочь в будущем.

В случае, когда невозможно найти 100% спонсора для чего-либо, попытайтесь получить скидку и затем тем же способом (письма, телефонные переговоры, личные встречи) попробуйте найти спонсора, который смог бы оплатить оставшиеся расходы. Ясно и кратко объясните ситуацию, назовите необходимую сумму и попросите внести свой вклад. Например: нам нужно собрать 800 долларов для напитков и закусок для гостей. Не могла бы ваша компания дать нам половину этой суммы? Или, не могли бы Вы лично дать нам 100 долларов на это благородное дело?

Реклама

Распространение информации о вашей организации чрезвычайно важно для проведения мероприятия. Если у вас нет времени для составления брошюры (буклета), одной хорошо составленной страницы с информацией о деятельности вашей организации и целях акции, будет вполне достаточно.

Пресс-релиз:

Для того, чтобы ваша информация была доступна большему кругу людей, ваша организация должна подготовить и распространить в средствах массовой информации краткий и ясный пресс-релиз по поводу предстоящей акции. Чем больше число СМИ и других контактов. Тем лучше. Будьте готовы посылать пресс-релизы дважды: за несколько дней до акции и затем накануне. Ответьте себе на вопрос: насколько существует вероятность того, что эта акция будет событием, про которое захотят рассказать СМИ? Особое внимание уделите СМИ, аудиторией которых является и аудитория вашей акции, а также тем СМИ, с которыми уже установлены контакты вашей аудитории. Используя контакты членов оргкомитета, а также проведя небольшое исследование, установите журналистов, которые уже писали (снимали) репортажи о подобных мероприятиях. Отправьте им личные приглашения и пресс-релиз. Освещение акции в прессе очень важно для установления вашей репутации. Впечатлите журналистов своей подготовленностью: приготовьте для них пресс-киты, брошюры и т.п.

Пресс-кит:

Организация должна подготовить информацию о своей деятельности, а также о целях и задачах акции, и ясно и коротко изложить ее. Эта информация должна содержать ответы на все возможные вопросы о вас и вашем мероприятии: кто, что, зачем, как, где и когда? Хорошо составленный пресс-кит означает профессионализм вашей организации и помогает вам завоевать доверие потенциальных спонсоров, которые будут искать ответы на эти вопросы. Это также способствует тому, чтобы в прессе о вас написали в том ключе, в котором вы сами хотите.

Брошюры:

Можно разработать брошюру о деятельности и целях вашей организации, посвятив ее предстоящему мероприятию. Это другой способ ответить на возможные вопросы потенциальных спонсоров и гостей.

Объявления:

Определите, для кого и для чего эти объявления? Хотите ли вы пригласить широкую публику на вашу акцию или просто дать анонс о вашей деятельности? Текст объявления существенно зависит от целей, которые вы пред собой ставите. Точно также от этого зависят даты и конкретные издания (газеты, радиостанции, телеканалы и электронные СМИ), в которых вы размещаете эти объявления. В зависимости от типа мероприятия, объявление публикуется примерно за два месяца - две-три недели, а затем за неделю до акции. Для благотворительного бала, который требует большей подготовленности гостей, объявление должно публиковаться раньше.

Анонсы:

Анонсы могут рассылаться и развешиваться в общественных местах, электронных страницах, досках объявлений (в мэрии, библиотеках, церквах, школах, ресторанах, клубах и т.д.), в информационных бюллетенях, а также напрямую - в фирмы и организации с просьбой разместить на доске объявлений или передать своим коллегам. Анонсы рассылаются везде, где есть контакты с предполагаемой аудиторией акции.

Приглашения:

Приглашения должны рассылаться, по крайней мере, за 2-3 недели для большинства людей и, по крайней мере, за месяц для общественных деятелей и знаменитостей, чей график значительно плотнее, а затем о своем приглашении нужно напомнить. Если ориентироваться на важных гостей, то необходимо начинать заботиться об этом заранее и придавать этому не меньшее значение, чем поиску спонсоров. Также как и спонсоры, общественным деятелям необходимо представить ясную информацию о предстоящей акции, а также какую роль в ней вы отводите именно этому лицу, например: Посол Коллинз - привлечь внимание и завоевать репутацию в средствах массовой информации и среди высокопоставленных людей из бизнес-среды (аудитория, на которую ориентируется акция) и привлечь их к участию в акции. Присутствие на акции известного актера, артиста или политического деятеля, которые поддерживают усилия вашей организации, также привлечет к вам внимание СМИ. Знаменитостям нужно посылать именные бесплатные приглашения на мероприятие.

Билеты:

В зависимости от характера мероприятия ваша организация может организовать продажу билетов на него. Членов оргкомитета и волонтеров нужно попросить продать какое-то минимальное количество этих билетов. Билеты можно также продавать по телефону, обзванивая людей, которым вы прислали приглашения, а также людей, которые могли прочитать объявления. Важно иметь какой-либо принцип подсчета ожидающихся гостей, чтобы представлять это количество заранее, особенно если вы планируете угощение. Можно вести подсчет по проданным билетам или по присланным приглашениям. В последнем случае нужно предупредить, что билеты можно купить при входе, и получить подтверждение от приглашенного лица, что он это обязательно сделает. Ваша организация может составить список забронированных билетов, выделив подтвержденный список гостей из базы данных. Билеты должны включать название мероприятия и организатора, дату и время его проведения, а также название и адрес места его проведения.

База данных:

Когда вы собираете контактную информацию для составления списка гостей, вносите все координаты в базу данных для того, чтобы облегчить контакт с потенциальными спонсорами и людьми, которые могут поддержать вас, на будущее. База данных Перспективы состояла из основной контактной информации о фирмах, которые расположены в Москве и Новгороде, а также персонализированную контактную информацию, полученную при помощи членов оргкомитета и всех тех, кто присутствовал на акции. Все люди, координаты которых находятся в базе данных, получают информационный двуязычный бюллетень, в котором рассказывается о ходе проекта, который начался с акции Перспективы.

Контейнер (ящик, сосуд и т.п.) для денежных благотворительных взносов

При проведении акции по сбору средств нужно позаботиться о каком-либо контейнере для денежных взносов гостей. Важно объяснить гостям, где этот контейнер находится и на что будут потрачены их взносы. Если эти вклады большие, а даритель хочет, чтобы об этом было известно, приготовьтесь сделать запись с информацией о дарителе, сумме вклада и контактной информацией для того, чтобы впоследствии поблагодарить его.

После мероприятия благодарность:

В течение недели после акции необходимо отправить написанные от руки благодарственные письма всем спонсорам, которые деньгами или в натуральной форме поддержали мероприятие. Это письмо должно содержать информацию о том, каким образом их поддержка способствовала успеху мероприятия.

Последующее информирование

Важно держать ваших спонсоров в курсе деятельности вашей организации с момента завершения акции. Например, если у вас есть бюллетень, посылайте его по списку, который имеется в вашей базе данных с информацией о том, что нового сделано по данному проекту.

Пресс-обзор

В процессе подготовки или после проведения акции важно помнить о журналистах, которые написали или каким-либо другим образом осветили ее, а также названия изданий, которые опубликовали их репортажи. Обязательно присылайте им свои бюллетени и информацию о ходе проекта, в случае, если акция была направлена на сбор средств, а также обязательно пригласите их на следующую акцию.

Также попросите членов оргкомитета и сотрудников, которые отвечают за контакт со СМИ, следить за публикациями и собрать их, включая статьи и телерепортажи. Была ли ваша организация, ваша деятельность, акция и проект хорошо представлена? Что было неправильно или могло быть написано яснее? Критически проанализируйте прессу, а затем еще раз взгляните свой пресс-релиз и пресс-кит и переделайте в случае необходимости, чтобы использовать в будущем.

Следующая акция:

Важно критически проанализировать ход акции, чтобы понять, что получилось, и что нужно улучшить в следующий раз. Обратитесь к членам оргкомитета с просьбой высказать свои замечания, организуйте встречу вскоре после акции и на ней обсудите, что получилось хорошо и что нужно сделать лучше. Запишите ценные замечания и имейте их в виду при организации следующего мероприятия. Проведите мозговой штурм по поводу возможностей следующей акции.

Вкратце: самое важное при подготовки акции

Определите цели вашей организации при проведении акции
Распределите работу по ее подготовке среди своих сотрудников, определите свою потребность в дополнительной помощи;
Создайте оргкомитет;
Определите, на какую аудиторию будет ориентирована ваша акция;
Определитесь с характером мероприятия, принимая во внимание цели вашей организации и аудиторию акции;
Определите потребности вашей организации для того, чтобы лучше подготовить мероприятие и составить бюджет;
Выберите потенциальные места для проведения акции и собирайте о них информацию, а затем запрашивайте их согласия;
Сформулируйте основную мысль, которую вы хотите донести до аудитории с помощью этой акции, найдите наиболее правильный подход к этой аудитории;
Попытайтесь привлечь спонсоров для того, чтобы сократить расходы на организацию мероприятия и завоевать поддержку в бизнес-среде;
Тщательно готовьте информационную кампанию, предоставляя для прессы и потенциальных спонсоров наиболее точную и убедительную информацию:
а) составьте пресс-релиз или хорошо написанную листовку о вашей организации и акции; б)пресс-кит; в) брошюру; г) поместите объявления в местных газетах и на радио; д) разместите анонсы в общественных местах.

Посылайте приглашения всем людям из вашего списка гостей, знаменитостям, которые необходимы вам для большего внимания, посылайте также напоминания;
Отпечатайте и продавайте билеты заранее, чтобы знать на какое количество людей рассчитывать;
Создайте базу данных со всей контактной информацией, которая пригодится вам при подготовке следующей акции;
Предложите гостям возможность сделать благотворительные взносы во время акции, для которых нужно иметь специальный контейнер;
После мероприятия не забудьте поблагодарить всех ваших спонсоров личными письмами, написанными от руки, а также не забывайте периодически посылать им и людям из списка гостей бюллетень с информацией о ходе проекта, чтобы у них сложилась мнение о непрерывности вашей работы в этом направлении;
Попросите членов оргкомитета высказать свои критические замечания по поводу положительных и отрицательных моментов мероприятия и начинайте планировать новую акцию.

Удачи вам!